Organizzazione di un evento: scopri cosa non dimenticare

L’organizzazione di un evento sia esso aziendale che privato, deve essere svolto con grande attenzione e cura dei dettagli per la sua riuscita.

Come organizzatore, devi pensare a come promuovere al meglio il tuo evento e pianificare il suo successo, decidendo le campagne promozionali che attireranno l’attenzione delle persone, creando programmi con istruzioni chiare su dove, come e quando si svolgerà l’evento senza dimenticare di realizzare dei gadget unici in modo che ci si possa “ricordare” di quel prodotto/azienda e diventare indirettamente mezzo di pubblicità indiretta.

La prima cosa da fare è avere ben chiaro l’obiettivo finale, ovvero perché si sta organizzando questa manifestazione:

  • lancio di un nuovo prodotto,
  • evento di formazione aziendale,
  • promozione del proprio brand.

Il tono generale dell’evento è determinato dal contenuto di ogni obiettivo specifico; ogni decisione presa riguarda quel particolare obiettivo, quindi ha un impatto su tutto, da ciò che verrà detto nel corso della presentazione al mondo in cui apparirete al tipo di discorso che si terrà sul palco. 

Puntare tutto sulla promozione

È importante per qualsiasi evento, ma specialmente per le convention, avere una forte campagna promozionale. Questo aiuta ad attirare i partecipanti assicurandosi che sappiano cosa succederà nel corso di quell’evento in modo da essere preparati su ciò che li aspetterà. 

Ci sono così tanti modi per fare pubblicità: si possono stampare manifesti e metterli in giro per la città, creare volantini o inviti da inviare oppure pubblicizzare il tutto tramite i vari canali social.

Realizzare gadget personalizzati per l’evento

Al fine di rendere l’evento produttivo e informativo per i partecipanti, è importante che essi abbiano tutto il materiale necessario a portata di mano. Il modo migliore per fornire queste cose in anticipo sarà attraverso la stampa di penne personalizzate con ricariche d’inchiostro o quaderni per appunti fatti apposta per questo scopo, in modo che le persone non dimentichino nessuna informazione mentre partecipano alla tua conferenza.

Come affermato in precedenza, un altro valido strumento può essere quello di ricorrere a braccialetti personalizzabili, perfetti per le campagne di branding. I braccialetti sono un accessorio attraverso il quale ci si può identificare con l’azienda, e da sempre hanno un design super colorato che li rende accattivanti.

Questo tipo di gadget è un ottimo modo per promuovere il tuo evento e suscitare un’emozione tra le persone che lo avranno. Si può anche decidere di realizzare braccialetti con il logo degli sponsor, che amerebbero avere l’opportunità di essere visibili ad un numero più ampio di persone. Il braccialetto è un accessorio semplice ma elegante che può essere utilizzato in qualsiasi occasione; è leggero e facile da indossare, il che lo rende perfetto per eventi come fiere o congressi dove si potrebbe aver bisogno di qualcosa di agevole ma comunque memorabile.

Potresti anche lanciare il tuo hashtag (ad esempio #lovemybracelet) sulle piattaforme social in modo che la gente sappia quanto sia fantastico questo oggetto e si ricorderanno anche del brand. Ovviamente, è sempre meglio avere una strategia di marketing prima di scegliere il tuo gadget pubblicitario. In questo modo, puoi assicurarti che sia l’idea giusta e che probabilmente produrrà un ritorno economico anche la tua impresa.

Una valida occasione per raccogliere contatti

Una convention è un’eccellente opportunità per creare nuove connessioni e raccogliere informazioni su potenziali clienti tramite indirizzi e-mail di persone che vorrebbero aggiornamenti su eventi futuri.

Risulta chiaro che i tre passi più importanti per organizzare un evento sono:

  1. scegliere un luogo,
  2. arredare al meglio lo spazio espositivo,
  3. creare un programma adeguato,
  4. far realizzare gadget personalizzati.

L’ultimo passo di questo processo dovrebbe includere informazioni sul motivo per cui le persone dovrebbero partecipare alla convention/conferenza, nonché ulteriori dettagli come i materiali che verranno rilasciati, inclusi i moduli di registrazione con tutte le informazioni necessarie. Ma non pensate che questi trucchi siano sufficienti per ottenere un grande risultato: non c’è nessuna formula magica da poter applicare, ci vuole solo un po’ di tempo e di sforzo da parte vostra per far sì che tutto si svolga in maniera eccellente.

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